Was ist eine Mietverwaltung?
Eine Mietverwaltung verwaltet ein Haus, das einem Eigentümer allein gehört, zum Beispiel einer Privatperson, einer Erbengemeinschaft oder einer Gesellschaft. Sie handelt als Vertreterin des Vermieters gegenüber Mietern, Handwerkern und Behörden. Davon zu unterscheiden sind zwei andere Verwaltungsarten:
| Verwaltungsart | Was verwaltet wird | Auftraggeber |
|---|---|---|
| Mietverwaltung | ein ganzes Mietshaus mit allen Mietverhältnissen | der Eigentümer des Hauses |
| WEG-Verwaltung | das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft | die Eigentümergemeinschaft |
| Sondereigentumsverwaltung | eine einzelne vermietete Eigentumswohnung | der Eigentümer der Wohnung |
Wie sich die Verwaltungsarten im Alltag unterscheiden, steht in unseren Beiträgen Aufgaben einer Hausverwaltung und Sondereigentumsverwaltung.
Welche Aufgaben übernimmt die Mietverwaltung?
Mieten und Mieter
- Mieteingänge prüfen und bei Rückständen mahnen
- Fragen und Mängelmeldungen der Mieter bearbeiten
- Mieterhöhungen vorbereiten, Staffel- und Indexmieten überwachen
- Kündigungen bearbeiten, die Wohnung abnehmen und die Kaution abrechnen
- neue Mieter suchen: Inserat, Besichtigungen, Prüfung der Bonität
Betriebskosten
Die Mietverwaltung erstellt jedes Jahr die Betriebskostenabrechnung. Sie muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen (§ 556 Abs. 3 BGB). Nach der Abrechnung passt die Verwaltung die Vorauszahlungen an (§ 560 Abs. 4 BGB). Die Heiz- und Wasserkosten rechnet meist ein Messdienst ab, die Verwaltung prüft und übernimmt dessen Zahlen.
Technik und Werterhalt
- regelmäßige Begehungen des Hauses und der Außenanlagen
- Reparaturen beauftragen, abnehmen und Rechnungen prüfen
- vorgeschriebene Prüfungen koordinieren, etwa für Heizung, Rauchwarnmelder und Trinkwasser. Bei größeren zentralen Warmwasseranlagen muss das Trinkwasser mindestens alle drei Jahre auf Legionellen untersucht werden (§ 31 TrinkwV).
- Hausmeister und Dienstleister steuern
- Versicherungsschäden melden und abwickeln
Geld und Buchhaltung
- ein eigenes Konto für das Haus führen, getrennt vom Geld der Verwaltung
- Rechnungen bezahlen und die Überschüsse an den Eigentümer auszahlen
- Kautionen getrennt vom eigenen Vermögen anlegen (§ 551 Abs. 3 BGB)
- Einnahmen und Ausgaben buchen, Berichte erstellen, Unterlagen für den Steuerberater liefern
Was bleibt beim Eigentümer?
Der Eigentümer entscheidet über alles, was über den laufenden Betrieb hinausgeht: größere Ausgaben über einer vereinbarten Grenze, Modernisierungen, Verkauf. Er stellt das Geld bereit, das für das Haus nötig ist. Auch die Verantwortung als Eigentümer, etwa die Verkehrssicherungspflicht, bleibt grundsätzlich bei ihm. Die Verwaltung weist auf Gefahren hin, die sie erkennt, und kümmert sich um die Umsetzung.
Was kostet eine Mietverwaltung?
Nach dem Branchenbarometer des Verbands der Immobilienverwalter (VDIV) kostet eine Mietverwaltung im Schnitt 30,19 Euro je Einheit und Monat (Werte für 2025). Es gibt zwei Arten abzurechnen:
| Abrechnung | So funktioniert es | Beispiel |
|---|---|---|
| fester Betrag je Einheit | ein Betrag je Wohnung oder Gewerbeeinheit und Monat | 10 Wohnungen × 25 Euro = 250 Euro im Monat |
| Anteil der Miete | ein Prozentsatz der Miete, im Schnitt 5,5 Prozent | 600 Euro Miete × 5,5 % = 33 Euro im Monat |
Mehr als die Hälfte der Verwaltungen rechnet einen festen Betrag je Einheit ab, teils mit einer Grundgebühr je Haus. Rund ein Fünftel nimmt einen Anteil der Miete. Ein fester Betrag ist besser planbar, weil er nicht mit der Miete steigt.
Zusätzlich kosten können zum Beispiel die Neuvermietung, Mieterhöhungen auf die Vergleichsmiete, die Begleitung großer Baumaßnahmen oder Abrechnungen für Zeiträume vor Beginn der Verwaltung. Lassen Sie sich die Liste dieser Zusatzleistungen vor Vertragsschluss geben.
Die Verwaltungskosten trägt der Eigentümer. Sie gehören nicht zu den Betriebskosten und dürfen nicht auf die Mieter umgelegt werden (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Steuerlich zählen sie bei vermieteten Häusern in der Regel zu den Werbungskosten, die Einzelheiten klärt Ihr Steuerberater. Mehr zu Preisen und zum Vergleich von Angeboten steht im Beitrag Was kostet eine Hausverwaltung in Halle (Saale)?
Lohnt sich eine Mietverwaltung?
Selbst verwalten kann sich lohnen, wenn das Haus klein ist, Sie in der Nähe wohnen und Zeit für Mieter, Handwerker und Buchhaltung haben. Eine Mietverwaltung lohnt sich vor allem, wenn:
- Sie weiter weg wohnen oder beruflich wenig Zeit haben
- Sie mehrere Häuser besitzen
- häufig Mieter wechseln oder Wohnungen leer stehen
- Sie bei Fristen und Mietrecht unsicher sind
Fehler kosten schnell mehr als die Verwaltung. Kommt die Betriebskostenabrechnung zu spät, ist die Nachzahlung der Mieter meist verloren. Das betrifft dann die Nachzahlungen aller Wohnungen des Abrechnungsjahres.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
- Leistungsverzeichnis: Was ist im Grundpreis enthalten, was kostet extra?
- Konto: Die Mieten sollten auf ein eigenes Konto für Ihr Haus fließen, nicht auf ein Sammelkonto der Verwaltung.
- Versicherung: Fragen Sie nach der Vermögensschadenhaftpflicht der Verwaltung und ihrer Deckungssumme.
- Erreichbarkeit und Berichte: Wer ist Ihr Ansprechpartner, und wie oft erfahren Sie, wie Ihr Haus wirtschaftlich dasteht?
- Laufzeit und Kündigungsfrist: Wie lange bindet Sie der Vertrag? Wie ein Wechsel abläuft, steht im Beitrag Hausverwaltung wechseln.
- Neuvermietung: Eine Verwaltung, die das Haus verwaltet, darf von Mietern keine Provision für die Vermittlung verlangen (§ 2 Abs. 2 WoVermittG).
So machen wir das bei der IFV ImmobilienFairwaltung GmbH
Wir verwalten Mehrfamilienhäuser in Halle (Saale) und im Saalekreis ab 2 Einheiten. Die Mietverwaltung kostet bei uns ab 24,95 Euro brutto je Einheit und Monat im Gesamtpaket, das sind rund 21 Euro netto. Ein Haus mit 12 Wohnungen kostet also ab 299,40 Euro brutto im Monat. Enthalten sind das digitale Portal, das Mahnwesen sowie Porto, Kopien und Fahrten in Halle (Saale). Sie erhalten Quartals- und Jahresberichte, und jedes Haus hat sein eigenes Konto.
Ein Beispiel aus unserem Bestand: Bei einem Mehrfamilienhaus mit 34 Einheiten in Halle (Saale) standen bei der Übernahme 20 Einheiten leer. Durch gezielte Vermietung haben wir eine Vollvermietung erreicht. Neuvermietung und Mieterhöhungen sind Zusatzleistungen, die wir individuell mit Ihnen vereinbaren, das steht vorab im Angebot. Gibt es noch keine Verwaltung, übernehmen wir innerhalb weniger Werktage. Beim Wechsel von einer anderen Verwaltung dauert die Vorbereitung zwei bis vier Wochen. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was Ihr Haus braucht und was das kostet.
Häufige Fragen
Wo liegt die Mietkaution, wenn eine Verwaltung beauftragt ist?
Auf einem eigenen Kautionskonto bei einer Bank, getrennt vom Vermögen der Verwaltung und des Eigentümers (§ 551 Abs. 3 BGB). Die Kaution darf höchstens drei Monatsmieten ohne Nebenkosten betragen. Die Zinsen stehen dem Mieter zu.
Wer haftet, wenn der Mietverwaltung ein Fehler unterläuft?
Die Verwaltung haftet für Pflichtverletzungen aus dem Verwaltervertrag. Für solche Schäden hat eine seriöse Verwaltung eine Vermögensschadenhaftpflicht-Versicherung. Fragen Sie vor Vertragsschluss nach der Deckungssumme.
Brauche ich für eine einzelne vermietete Eigentumswohnung eine Mietverwaltung?
Dafür gibt es die Sondereigentumsverwaltung. Sie übernimmt für eine Wohnung dieselben Aufgaben wie die Mietverwaltung für ein ganzes Haus. Mehr dazu im Beitrag Sondereigentumsverwaltung.
Stand: Oktober 2026 · Jonathan Vetter, Geschäftsführer der IFV ImmobilienFairwaltung GmbH, zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG
